Заявки, статуси та база в одному процесі
Об’єднуємо форми одного сайту в спільний процес: нова заявка надходить у чат-бот для команди й одночасно записується в Google Sheets. Контактні дані, зміст звернення, форма та доступне джерело переходу залишаються в базі для подальшої роботи.
Система виконує функції міні-CRM: допомагає вести облік звернень, призначати погоджені статуси та бачити їхній поточний стан. На сайті може бути одна, кілька або, наприклад, 10 форм — погоджуємо їх підключення та правила обробки під ваш процес.
Коли потрібна така система
Заявки розкидані
Звернення з форм потрібно зібрати в одному погодженому процесі.
Незрозумілі статуси
Команді потрібен спільний облік опрацювання й результатів.
Бракує даних про джерела
Хочете зіставляти звернення з доступними UTM та сторінками сайту.
Що налаштовуємо
| Частина системи | Що робимо | Результат |
|---|---|---|
| Форми сайту | Підключаємо погоджені форми, зіставляємо поля та позначаємо, з якої форми надійшла заявка. | Усі потрібні звернення в єдиному процесі. |
| Чат-бот і кнопки | Надсилаємо повідомлення з даними заявки та кнопками погоджених статусів: наприклад, «Прийнято», «У роботі», «Відхилено». | Команда змінює стан звернення безпосередньо в чаті. |
| База в Google Sheets | Зберігаємо копію кожної заявки окремим записом: ідентифікатор, час надходження, контакти, поля форми, доступні джерела та поточний статус. | Спільна база заявок для перегляду, фільтрації та обліку. |
| Оновлення статусів | Пов’язуємо повідомлення та рядок таблиці за ідентифікатором заявки. Зміна статусу кнопкою автоматично оновлює відповідний запис у базі. | Актуальний стан без повторного ручного внесення в таблицю. |
| Джерела та доступи | Фіксуємо доступні UTM, URL і referrer; погоджуємо користувачів, поля та права доступу до бази. | Зрозуміле походження заявки та контроль доступу до контактів. |
Як працює обробка заявки
Клієнт залишає заявку
Форма передає погоджені контактні дані та зміст звернення.
Команда отримує повідомлення
Бот надсилає заявку з кнопками, а копія даних зберігається в Google Sheets.
Менеджер обирає статус
Потрібний етап опрацювання обирається кнопкою під повідомленням.
База оновлюється
Відповідний рядок Google Sheets отримує актуальний статус цієї заявки.
Перед запуском погоджуємо форми, поля, статуси й доступи, перевіряємо передачу даних і оновлення записів та пояснюємо команді користування.
Що отримує ваша команда
- Єдину базу заявок у Google Sheets із потрібними полями та поточними статусами.
- Повідомлення в чат-боті зі зручними кнопками опрацювання.
- Автоматичне оновлення статусів із бота у відповідних записах бази.
- Підключення погоджених форм сайту та інструкцію для команди.
Приклад власної автоматизації для інтернет-магазину — OrderCheck: перевірка кошика та даних покупки.
Обсяг і вартість
Автоматизація та облік заявок
Один сайт: підключення погоджених форм до чат-бота з кнопками статусів і єдиної бази заявок у Google Sheets. Зміни статусів автоматично оновлюються в таблиці. Кількість форм і сценарії погоджуємо перед стартом.
Стартовий пакет. Остаточний обсяг, строки та вартість погоджуємо до початку роботи.
Підключаємо погоджені форми одного сайту. Перед стартом визначаємо перелік форм, поля, кнопки, статуси та логіку синхронізації. Остаточна вартість залежить від обсягу й складності підключення.
Підключення сторонньої CRM, додаткові інтеграції, платні сервіси, хостинг і подальший супровід оцінюємо окремо.
Що потрібно для старту
Надішліть сайт, перелік форм і приклад того, як команда зараз працює із заявкою. Опишіть потрібні статуси, відповідальних і місце зберігання даних.
Якщо потрібно також вимірювати цільові дії на сайті, розглянемо налаштування веб-аналітики. Обговорімо ваш процес заявок.